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如何提升办公效率?WPS云文档的5大妙用你不可不知

作者:锋林出处:锋林企业2020-01-13 17:14:33

网络环境的逐步完善,引领着办公领域的革命。过去受限于设备、平台、存储、协作的本地文档也得到了全新的升级,而「WPS云文档」正是这一升级的体现,它能为你提供安全加密的云空间,让你轻松在多设备间查看并编辑全部文档。WPS云文档还通过网络赋能,为你提供实用的历史版本恢复、链接分享、全文检索,灵活的团队文档、权限设置。

多设备跨平台同步

以往各类文档都需要先存储在本地,这意味着一旦离开存储的设备,便无法及时获取。「WPS云文档」则会将文档加密存储于云空间,你可以在多款设备登录自己的 WPS 账号,查看你通过相应的WPS账号保存在云空间的文档。

例如,你有一份工作文档存储在公司电脑,可以通过开启WPS云同步功能,将文档保存至云端。当你在通勤路上急需使用该文档时,便可使用手机打开WPS并登录账号即可查阅文档,使文档查阅不再受原终端存储设备的限制。

历史版本恢复

如果你还在为文档多次改版不易存储、意外关闭文档丢失数据的情况而烦恼,那么不妨试试「WPS云文档」的历史版本功能。开启该功能后,会员用户每一次编辑文档都会自动以时间、修改人存储改动记录,仅需右键点按文档,选择历史版本即可预览所有文档版本。

每一个「WPS云文档」存储的文档版本,你可以随时点按「预览」或「恢复」,减少文档丢失。

文件链接分享

使用「WPS云文档」,文档的分享不需要先下载至本地,你仅需点按「分享」按钮,便能以链接的形式分享文档,一个链接即是一份文档,一般打开链接便能预览文档。

当文档以链接形式分享时,可支持自定义「编辑权限」,即可设置查看、编辑、指定人查看或编辑等多种权限,避免文档被随便改动;同时还可支持自定义「有效期」,即可设置文档的有效期,避免文档外传以及被清理失效等风险。

团队高效协作

「WPS云文档」还是团队「协同创作」的高效利器。常用的文字、表格、PPT办公文档皆可以通过分享文档链接、邀请他人进行协作的方式实现多人实时在线查看和编辑文档。如果你希望指定参与协作的成员,可设置指定的文档协作者,即使他人转发分享链接,没有权限的人也将无法查看。

此外,「WPS云文档」还支持创建团队、共享文件夹,从而让同一个团队和文件夹中的成员可以共同查看、编辑文档,让团队信息数据共享、高度互通,实现更加高效的「协同创作」。

全文快速检索

文档数量逐日增多,如果你想要让「找寻」变得快速准确,可以试试WPS云文档强大的搜索功能。无论在电脑还是手机,将文档备份至「WPS云文档」后,你可以通过在搜索框中输入关键词,找到相关文档的存储路径。

WPS会员则还享有「全文检索」特权,输入关键词,便能直接查找到正文内容中含有关键词的所有文档,实现更快速地搜索定位。

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